Heb jij net als ik altijd al willen weten hoe het is om DJ, pixelaar of PR-Expert te zijn zonder de moeite te nemen je elke week hard in te zetten voor dit team? In deze reeks neem ik jullie mee achter de schermen bij allerlei functies in het LeetMusic team. Wat is het geheim achter het perfecte uurtje of het leukste artikel? Je ontdekt het hier!

LeetMusic heeft heel wat teams en dat is allemaal goed en wel, maar hoe werkt men binnen en buiten deze teams goed samen? Dit is niet altijd even eenvoudig, daarom heeft elk team een eigen beheerder die verantwoordelijk is voor wat er binnen het respectievelijke team gebeurt. Maar hoe gaat het eraan toe, zo als beheerder zijnde? Ik zou het niet weten en het lijkt me heel moeilijk. Het is dus dringend tijd om even beheerder te zijn zonder écht beheerder te zijn.

Beheerder zijn… wat houdt dat in?
Voor we lid kunnen worden van het beheer, moeten we natuurlijk wel weten wat ons zoal te wachten staat. Als beheerder ben je de verantwoordelijke van één of meerdere teams. Je beantwoordt de vragen van je teamleden, luistert naar hun opmerkingen en ideeën en probeert hiermee te werken aan een beter team. Je vertegenwoordigt je team in de maandelijkse beheervergadering en zorgt zo voor de uitwerking van ingestuurde ideeën en een goede samenwerking tussen de verschillende teams.

Het is natuurlijk belangrijk dat je als beheerder niet boven je team staat. Je gaat daarom regelmatig met teamleden afzonderlijk in gesprek, maar organiseert ook brainstormsessies om ervoor te zorgen dat het hele team dezelfde richting uitkijkt. Hiervoor is het ook belangrijk dat de regels voor iedereen gelijk zijn, als beheerder is het aan jou om daarvoor te zorgen.

Als beheerder is het ook jouw taak om sollicitaties te bekijken of beluisteren, en te beoordelen. Hierna leid je je aanwinsten ook op tot volwaardige teamleden. Zie je een nieuw talent verschijnen in het team? Dan is dit niet alleen door het harde werk van deze persoon zelf, maar ook door de tips & tricks van de betreffende beheerder!

Om nóg meer te weten te komen over het leven als beheerder, stelde ik Jesse - ofwel onze enige echte OpperPannenkoek - , ervaringsdeskundige in het vak, een aantal vragen.

Welke eigenschappen maken dat je een goede beheerder bent?
Jesse: “Ik denk dat het als eerste belangrijk is dat je al aardig wat ervaring hebt en een tijdje meedraait, om een goed inzicht te hebben in hoe de dynamiek van het team is. Daarnaast is empathie erg belangrijk: door je als beheerder in de schoenen van de medewerkers te kunnen plaatsen, weet jij hoe je om moet gaan met de behoeften en gevoelens binnen het team. Daarbij komt dat je communicatief sterk moet zijn en stevig in je schoenen moet staan. Verder denk ik dat het belangrijk is dat je goed kan organiseren en rust behouden. Als laatste, zeker niet de onbelangrijkste, je moet heel flexibel zijn.”

Wat is het leukste aan beheerder zijn?
Jesse: “Inmiddels ben ik natuurlijk alleen nog technisch beheerder en heb ik niet echt een team meer met mij, maar in de tijd als DJ beheerder vond ik het erg leuk om een impact te hebben op het verbeteren van verschillende zaken binnen het team. De uitdaging die hierbij kwam kijken, motiveerde mij erg.”

Hoe zorg je voor een gestructureerd team dat goed kan samenwerken?
Jesse: “Ik spreek dan nu nogmaals over mijn tijd als DJ beheerder, maar goede communicatie is het allerbelangrijkste. Zorgen dat je team weet waar ze aan toe zijn en wat er van ze ‘verwacht’ wordt. Elkaar goed opgebouwde feedback geven vind ik ook belangrijk, en dan heb ik het niet alleen maar over beheerder naar medewerkers, ook de andere kant op vind ik enorm belangrijk! Ik vond het altijd erg fijn om vanuit het team feedback of verbeterpunten te ontvangen, daar leert een beheerder ook weer van!”

Je moet er niet alleen voor zorgen dat alles zijn gangetje gaat in je team, maar ook dat iedereen zijn taak als individu uitvoert. Hoe pak je dit aan?
Jesse: “Zoals ik eerder al zei, zorgen dat het team weet waar ze aan toe zijn en wat er verwacht wordt. Als dit dan een keer niet als gewenst loopt, vind ik het belangrijk om met diegene samen te kijken waar dit door komt en of wij als beheer hierbij kunnen helpen om dit te voorkomen. Opnieuw vind ik communicatie hier het belangrijkste. Ik ga veel liever een gesprek aan om samen tot een positief eindpunt te komen dan dat ik meteen ga handhaven, daar wordt tenslotte niemand vrolijk van!”

Wat is de moeilijkste taak als beheerder?
Jesse: “Het kan soms erg hectisch en druk worden, en vooral als je dan privé ook een drukke periode hebt, is het soms erg lastig om het overzicht te bewaren. Dit is/was bij mij zeker een uitdaging soms! Verder is het natuurlijk nooit leuk om de ‘negatieve’ gesprekken te voeren met teamleden wanneer nodig, maar ook dat is part of the job!”

Hoe worden ideeën en punten van kritiek vanuit het team besproken binnen het beheer?
Jesse: “De beheerders hebben sowieso (bijna) iedere maand een beheerders vergadering waar we met alle beheerders kijken hoe het gaat binnen de teams en waar verbeterpunten zitten. Hier behandelen we dus ook de input van het team en kijken we samen hoe we deze input het beste kunnen aanpakken. Daarnaast wordt er ook altijd veel besproken en overlegd in de beheerders chats van de eigen teams wanneer het om zaken gaat die niet kunnen of die niet hoeven te wachten tot de beheerders vergadering.”

Zo zie je maar, beheerder zijn is veel meer dan alleen maar kijken of je team zich aan de regeltjes houdt! Er komt heel wat bij kijken. Gelukkig weten we nu precies wat ons te wachten staat als toekomstige beheerders.

Ik ben in elk geval al helemaal enthousiast geworden van dit team. Jij ook? Ik kijk hierdoor zelfs nog meer uit naar het volgende team!

Tot volgende week!